Chief of staff / responsabile delle operazioni e-commerce

L’azienda e la sfida

My Moissanite è un marchio di gioielli e-commerce premium in rapida crescita, con una struttura volutamente snella. Lavoriamo in uno splendido ufficio a Recoletos, Madrid, con due balconi affacciati sul Palacio de Cibeles.

Il nostro team è piccolo: solo il fondatore e uno sviluppatore a tempo pieno. Ma otteniamo risultati ben al di sopra delle nostre dimensioni puntando fortemente sull’automazione, sull’IA e su combinazioni intelligenti tra le due.

La realtà, tuttavia, è questa: la nostra crescita sta iniziando a superare la nostra struttura operativa. Troppi meccanismi quotidiani risiedono ancora nella testa del fondatore e troppa operatività dipende da chat, memoria e follow-up poco strutturati. Cerchiamo una figura di Chief of Staff / E-commerce Operations Lead con forte spirito d’iniziativa, che dia il meglio in un ambiente dinamico e in rapida evoluzione e che sappia creare sistemi infallibili senza rallentarci.

Non si tratta di un ruolo puramente operativo, di assistenza clienti o amministrativo. Certo, gestirai il flusso operativo quotidiano. Ma una volta che sarà sotto controllo, una parte significativa del tuo lavoro consisterà nel garantire che le attività aziendali siano monitorate con chiarezza, organizzate per priorità, portate a termine e migliorate continuamente.

Cosa farai concretamente

Questo ruolo non è pensato per chi vuole limitarsi a un compito circoscritto. La tua responsabilità principale sarà creare i sistemi, la struttura e la disciplina esecutiva necessari per consentire all’azienda di scalare. Sebbene all’inizio gestirai direttamente alcune attività operative, l’obiettivo è affidarti l’intero sistema operativo dell’azienda e, con la crescita dell’azienda, delegare l’operatività di routine a una figura junior di operations assistant.

• Gestione dei progetti: definire un unico sistema condiviso per tutte le attività operative e interfunzionali in corso. Progetti, attività, bug, follow-up e priorità non dovranno più essere dispersi tra conversazioni in chat o note sparse, ma risiedere in un’unica fonte di riferimento a cui l’intero team possa accedere, che possa aggiornare e su cui possa fare affidamento.

• Ritmo e visibilità settimanali: gestire la pianificazione, la revisione e il reporting settimanali, affinché responsabili, scadenze, elementi bloccanti, attività in ritardo e passaggi successivi siano sempre visibili.

• Creazione di sistemi e processi: redigere le SOP, le checklist, i flussi di lavoro e i ritmi operativi necessari per trasformare il disordine ricorrente in una routine affidabile. Il tuo successo sarà misurato da quanto il lavoro diventerà prevedibile, documentato e scalabile.

• Gestione delle operazioni: dedicare inizialmente circa 5–10 ore a settimana alla gestione dei casi complessi inoltrati dall’assistenza clienti, alla comunicazione con i fornitori, al follow-up degli ordini, alla supervisione dell’evasione e all’amministrazione operativa. Con l’aumento del volume, selezionerai, formerai e gestirai un junior operations assistant che assumerà la gestione della maggior parte delle attività operative quotidiane.

• Logistica e supply chain: supervisionare dogana, ritiri, eccezioni di spedizione, resi e prestazioni dei fornitori, assicurando che i problemi vengano risolti in modo rapido e coerente.

• Organizzazione dell’ufficio e delle scorte: migliorare la gestione delle scorte e l’organizzazione degli spazi, affinché materiali di confezionamento, risorse operative essenziali e inventario siano facili da trovare, tracciare e gestire.

Nel tempo, questo ruolo si allontanerà dalle mansioni operative di routine per orientarsi verso la creazione di sistemi, il perfezionamento dell’esecuzione, la gestione delle persone e il supporto alla dirigenza nel mantenere l’azienda efficiente durante la crescita.

Come si misura il successo nei primi 90 giorni

Se sei la persona giusta, i problemi verranno risolti prima che diventino criticità. Entro i primi due o tre mesi avrai:

• Liberato completamente il fondatore dalle attività operative di routine.
• Creato un sistema chiaro per attività in corso, bug, progetti e follow-up operativi, completo di responsabili, scadenze e passaggi successivi.
• Istituito un ritmo affidabile di pianificazione e rendicontazione settimanale, per avere sempre chiara visibilità su ciò che è bloccato, in ritardo, a rischio o in programma.
• Documentato i flussi di lavoro fondamentali per il funzionamento ottimale dell’azienda e reso l’ufficio e la gestione delle scorte notevolmente più organizzati e funzionali.

Cosa porterai nel team

• Esperienza: da 3 a 6 anni di esperienza pratica in operazioni e-commerce, logistica DTC, customer operations o in un contesto analogo di startup dinamica, oltre a un’esperienza concreta nella creazione, gestione o ottimizzazione sostanziale di un sistema per gestire attività, progetti o l’esecuzione del lavoro in un piccolo team.
• Competenze linguistiche: ottima padronanza sia dell’inglese sia dello spagnolo.
• Competenze tecniche: totale dimestichezza con CRM, software di assistenza clienti, sistemi di gestione delle attività, fogli di calcolo, concetti di automazione e API.
• Mentalità: grande senso di responsabilità, cura quasi perfezionista per i dettagli e standard elevati di qualità. Non aspetti che ti venga detto cosa risolvere e sai coordinare e far avanzare il lavoro con le altre persone quando necessario.
• Punti a favore se hai:
  • Esperienza di gestione, anche di progetti
  • Lavorato nel settore dei gioielli o in altri mercati di beni di lusso
  • Esperienza nel coordinamento dei fornitori
  • Esperienza di lavoro a stretto contatto con CEO, fondatori o sviluppatori
  • Uno spiccato intuito per la progettazione dei processi
  • Vissuto e lavorato a Madrid per la maggior parte della tua carriera

Chi avrà successo in questo ruolo (e chi no)

Ti troverai benissimo qui se hai un approccio proattivo, una meticolosità quasi ossessiva e il piacere autentico di trasformare l’operatività disordinata in sistemi lineari, mantenendo le persone allineate e il lavoro in costante avanzamento. Sai gestire il rapporto con i livelli superiori, responsabilizzare il team e trovare soluzioni all’istante.

Siamo persone alla mano, ma estremamente rigorose sugli standard. Diamo valore alla velocità, alle idee intelligenti, alla franchezza, a un pizzico di leggerezza e alla determinazione nel fare tutto ciò che serve per vincere.

Questo lavoro probabilmente non fa per te se: hai bisogno di un contesto aziendale altamente strutturato, cerchi un ruolo circoscritto all’assistenza clienti o all’amministrazione, aspetti che ti venga assegnata una lista di cose da fare, eviti le responsabilità o ti lasci sopraffare facilmente quando le priorità cambiano.

Cosa offriamo

• Retribuzione: da 38.000 € a 48.000 € lordi all’anno, a seconda del profilo e dell’esperienza.
• Ferie: 25 giorni di ferie retribuite, oltre ai giorni festivi spagnoli.
• Flessibilità: orario di lavoro flessibile orientato ai risultati, con modalità ibrida una volta consolidate le attività operative.
• Impatto e crescita: collaborazione diretta con il fondatore, un intenso percorso di apprendimento in un’azienda incentrata sull’IA e un percorso concreto per evolvere verso un ruolo di operations più senior.

Il processo di selezione

Ci piace procedere rapidamente. Il processo è lineare:

1. Candidatura
2. Chiamata conoscitiva strutturata
3. Colloquio 1 + prova pratica
4. Colloquio 2 + test di personalità
5. Referenze
6. Offerta

Hai voglia di trasformare il disordine in sistemi lineari e aiutarci a crescere? Candidati subito utilizzando il modulo sottostante.